Faktura jest jednym z najważniejszych dokumentów księgowych, który jest niezbędny do funkcjonowania praktycznie wszystkich przedsiębiorstw. Ten oficjalny dokument księgowy stanowi potwierdzenie dokonania transakcji między dwoma podmiotami gospodarczymi. Zawiera informacje dot. nabywcy i sprzedawcy, datę wystawienia, nr faktury, opis towarów albo usług będących przedmiotem transakcji, a także informacje o podatku VAT. Jakie są najpopularniejsze rodzaje faktur? Czym jest faktura zaliczkowa?
- Jakie są rodzaje faktur?
- Faktura zaliczkowa – kiedy można wystawić fakturę zaliczkową?
- Etapy wystawiania faktury zaliczkowej
- Ujęcie faktur zaliczkowych w deklaracjach podatkowych
Faktury zaliczkowe inaczej rozlicza się w podatku dochodowym, a inaczej w VAT.
Jakie są rodzaje faktur?
Jakie wyróżniamy rodzaje faktur? W obrocie gospodarczym można natrafić na dziesięć typów faktur:
- faktura sprzedaży;
- faktura zaliczkowa;
- faktura końcowa;
- faktura korygująca;
- faktura VAT marża;
- faktura VAT małego podatnika;
- faktura VAT RR;
- faktura podatnika zwolnionego z VAT;
- faktura pro forma;
- faktura uproszczona.
Faktura sprzedaży (faktura VAT) jest najpowszechniejszym typem dokumentu sprzedaży. Możemy się z nim spotkać zarówno w sprzedaży detalicznej, jak i hurtowej. Jak wygląda wystawianie faktury VAT? Fakturę sprzedaży może wystawić firma sprzedająca towar albo wykonująca usługę. Jej odbiorcą będzie przedsiębiorca albo osoba fizyczna, czyli nabywca towaru albo usługi. Faktura VAT powinna być wystawiona w terminie do 15 dni od ostatniego dnia miesiąca, w którym usługa została wykonana (towar dostarczony).
Faktura zaliczkowa – kiedy można wystawić fakturę zaliczkową?
W praktyce biznesowej regularnie zdarzają się sytuacje, kiedy nabywca płaci część należności za towar albo usługę przed dostawą tego towaru lub realizacją tej usługi. Taką płatność co do zasady należy udokumentować, wystawiając – nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość albo część zapłaty od nabywcy – fakturę zaliczkową. Płatność ta nie musi być zaliczką w sensie prawnym – w identyczny sposób trzeba udokumentować zadatek, zaliczkę, przedpłatę oraz każdą inną płatność otrzymaną przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi.
Przepisy przewidują pewne wyjątki od tej zasady. Faktur zaliczkowych nie musimy wystawiać osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej (konsumentom). Obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych nie mają podatnicy zwolnieni z VAT – oprócz sytuacji, kiedy takiego dokumentu zażąda nabywca.
Faktur zaliczkowych nie wystawia się również w sytuacji, kiedy otrzymanie zaliczki nie powoduje obowiązku podatkowego. Dotyczy to szczególnej grupy transakcji, dotyczących:
- dostawy energii cieplnej, chłodniczej, elektrycznej oraz gazu przewodowego;
- usług telekomunikacyjnych;
- usług związanych z dostarczaniem bądź uzdatnianiem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych;
- usług dzierżawy, najmu oraz leasingu;
- usług ochrony osób i ochrony, przechowywania oraz dozoru mienia;
- usług świadczenia obsługi biurowej bądź prawnej;
- wewnątrz wspólnotowej dostawy towarów.
Fakturę zaliczkową wystawia się, by udokumentować otrzymanie całości albo części zapłaty za towar lub usługę przed dostawą towaru, lub realizacją usługi. Możliwe jest też wystawienie więcej niż jednej takiej faktury, kiedy sprzedawca otrzyma więcej zaliczek. Faktura końcowa służy natomiast ostatecznemu rozliczeniu transakcji.
Fakturę końcową wystawia się na tę część wartości transakcji, która nie została wykazana na fakturach zaliczkowych. Wartość faktury końcowej pomniejsza się o wartość otrzymanych zaliczek, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanych w fakturach zaliczkowych. Faktura końcowa powinna zawierać numery faktur zaliczkowych wystawionych w związku z daną transakcją (w przypadku faktur ustrukturyzowanych – numery KSeF).
Etapy wystawiania faktury zaliczkowej
Zasady wystawiania faktur zaliczkowych (faktur dokumentujących otrzymanie zapłaty albo jej części przed dokonaniem czynności) reguluje art. 106f ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, na takiej fakturze obowiązkowo muszą się znaleźć:
- data wystawienia faktury;
- numer, który ją jednoznacznie identyfikuje;
- dane podatnika oraz nabywcy: ich imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy;
- numer identyfikujący podatnika na potrzeby podatku VAT;
- numer identyfikujący nabywcę na potrzeby podatku VAT albo podatku od wartości dodanej;
- data dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty, o ile jest inna od daty wystawienia faktury.
Kolejne obowiązkowe elementy faktury zaliczkowej to otrzymana kwota zapłaty i wyliczona kwota podatku. Wreszcie na fakturze muszą się znaleźć dane dot. zamówienia lub umowy, w szczególności takie, jak:
- nazwa (rodzaj) towaru albo usługi;
- ilość zamówionych towarów;
- wartość zamówionych towarów albo usług bez kwoty podatku;
- stawki podatku;
- kwoty podatku;
- wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
Ujęcie faktur zaliczkowych w deklaracjach podatkowych
Otrzymanie zaliczki wywołuje skutki na gruncie podatku VAT. Kwotę wykazaną na fakturze zaliczkowej należy uwzględniać w deklaracji VAT w okresie otrzymania tej płatności. Wynika to z treści art. 19a ust. 8 ustawy o VAT, zgodnie z którym obowiązek podatkowy w odniesieniu do kwoty zapłaty otrzymanej przed dokonaniem dostawy towaru albo wykonaniem usługi powstaje z chwilą otrzymania tej kwoty (z wyjątkiem szczególnych transakcji, kiedy otrzymanie zaliczki nie powoduje obowiązku podatkowego).
—
Artykuł sponsorowany
