​Korzyści dla przedsiębiorstw: jak digitalizacja dokumentów usprawnia procesy biznesowe?

Digitalizacja dokumentów biznesowych to jedno z najskuteczniejszych narzędzi do radzenia sobie z wyzwaniami współczesnego biznesu. Pomaga firmom stać się bardziej efektywnymi i konkurencyjnymi, usprawnia codzienną pracę i redukuje koszty. Niestety wciąż wiele polskich firm nie docenia jej znaczenia dla rozwoju biznesu. Na czym polega proces digitalizacji i jakie korzyści przynosi przedsiębiorstwom? Które branże mogą najwięcej zyskać na wdrożeniu digitalizacji?

Digitalizacja dokumentów biznesowych to jedno z najskuteczniejszych narzędzi do radzenia sobie z wyzwaniami współczesnego biznesu. Pomaga firmom stać się bardziej efektywnymi i konkurencyjnymi, usprawnia codzienną pracę i redukuje koszty. Niestety wciąż wiele polskich firm nie docenia jej znaczenia dla rozwoju biznesu. Na czym polega proces digitalizacji i jakie korzyści przynosi przedsiębiorstwom? Które branże mogą najwięcej zyskać na wdrożeniu digitalizacji? 

​Arkusze kalkulacyjne od dawna są passe

Z badania przeprowadzonego przez KPMG w partnerstwie z Microsoft wynika, że transformacja cyfrowa w polskich firmach mocno kuleje. Niemal 30 proc. przedsiębiorstw nie inwestuje w nią żadnych środków, a ponad 70 proc. nie wyznacza pracowników do działań związanych z digitalizacją (źródło: Business Insider Polska, Polskie firmy na hamulcu). Z jednej strony wyniki te są niepokojące, z drugiej – stanowią szansę na szybkie zdobycie przewagi konkurencyjnej przez firmy, które zdecydują się na digitalizację. 

Wciąż wiele przedsiębiorstw w codziennej pracy korzysta z arkuszy kalkulacyjnych. W dobie dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji wkrótce na takie praktyki nie będzie miejsca, z kolei na rynku nie będzie też miejsca dla organizacji, które nie zmienią swoich standardowych pracy, nie wdrażając nowych technologii.

— Arkusz kalkulacyjny, jak sama nazwa wskazuje, służy do wykonywania obliczeń. Jest to na tyle uniwersalne narzędzie, że da się je zaadaptować do prowadzenia projektów, nadzorowania procesów, przechowywania danych. To nie znaczy jednak, że jest do tego optymalnym rozwiązaniem. Arkusz kalkulacyjny jest świetnym narzędziem, ale do kalkulowania… Nie chodzi o to, żeby przestać z niego korzystać. Chodzi o to, żeby ograniczyć jego używanie do tych celów, do których został stworzony. Analogicznie — czy narzędzia, takiego jak młotek można używać do np. przewracania stron książki tylko dlatego, że akurat jest pod ręką? Można, ale to wcale nie znaczy, że jest to najbardziej efektywna metoda i że należy tak robić. Nie oznacza to oczywiście, że należy całkowicie przejść z używania młotka na profesjonalne narzędzie. Bo do wbijania gwoździ nic tak się nie nadaje, jak właśnie młotek — tłumaczy Dominik Dubrowski, CEO FlowDog.

​Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów biznesowych polega na przekształcaniu tradycyjnych dokumentów w format elektroniczny. Pozwala to na łatwiejsze zarządzanie, przetwarzanie, archiwizację oraz udostępnianie informacji. Proces digitalizacji obejmuje cztery etapy: skanowanie, konwersję, indeksowanie oraz archiwizację. 

• Skanowanie: dokumenty papierowe są skanowane za pomocą specjalistycznych skanerów i przekształcane w obrazy cyfrowe.

• Konwersja: za pomocą technologii OCR (ang. Optical Character Recognition) obrazy cyfrowe są konwertowane na tekst, który można przeszukiwać i edytować.

• Indeksowanie: dodawanie słów kluczowych lub metadanych do dokumentów ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie.

• Archiwizacja: dokumenty są zapisywane i przechowywane w elektronicznych systemach archiwizacyjnych lub systemach zarządzania dokumentami (DMS).

Wykonanie tych operacji wymaga profesjonalnego sprzętu, wiedzy i doświadczenia. Dlatego digitalizację dokumentów biznesowych warto wdrożyć z pomocą firmy zewnętrznej, np. specjalistów FlowDog, którzy od lat usprawniają procesy biznesowe przedsiębiorstw. 

​Digitalizacja dokumentów – korzyści dla przedsiębiorstw 

Digitalizacja jest stosowana w praktycznie każdej branży. Wdrażają ją zarówno małe firmy, jak i międzynarodowe korporacje. Przykłady sektorów, w których jest szczególnie przydatna, to: produkcja, handel, ochrona, e-commerce oraz FMCG (ang. Fast Moving Consumer Goods). W jaki sposób digitalizacja FlowDog usprawnia działanie przedsiębiorstw z tych branż? 

• Poprawia dostęp do informacji 

W takich sektorach rynku, jak produkcja czy handel, firmy operują dużą ilością dokumentów. Ich cyfrowe wersje można łatwo udostępniać, przeszukiwać i przetwarzać. Ułatwia to współpracę, zapewniając dostęp do dokumentów 24/7 z dowolnego miejsca na ziemi.

• Zwiększa bezpieczeństwo danych 

Działalność związana z e-commerce i szeroko pojętym handlem wiąże się z przechowywaniem i przetwarzaniem danych wrażliwych. Elektroniczne kopie zapasowe skutecznie chronią przed utratą tych danych, a także umożliwiają kontrolę dostępu do nich.

• Ułatwia przestrzeganie przepisów 

Wiele firm (m.in. te, zajmujące się ochroną osób i mienia) musi przestrzegać określonych przepisów dotyczących przechowywania i zarządzania dokumentami. Digitalizacja ułatwia spełnienie tych wymogów. 

• Pozwala na integrację z innymi technologiami

Cyfrowe dokumenty łatwiej integrować z innymi systemami IT (takimi jak CRM, ERP itp.). Do analizy dokumentów można ponadto wdrożyć technologie rozpoznawania mowy lub AI. 

• Poprawia wydajność i efektywność pracy

Digitalizacja ogranicza ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania informacji. Dzięki niej odnajdywanie dokumentów, współpraca przy projektach czy podpisywanie umów staje się znacznie szybsze. 

• Poprawia jakość obsługi klienta

Szybszy dostęp do informacji o klientach umożliwia profesjonalną, spersonalizowaną obsługę. To szczególnie ważne w handlu oraz branży e-commerce. Digitalizacja pozwala ponadto zaoferować klientom nowe, cyfrowe kanały komunikacji, co pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.

• Podnosi konkurencyjność

Mnogość towarów na rynku sprawia, że kluczowym wyzwaniem dla firm z branży FMCG jest osiągnięcie przez nie konkurencyjności. Przedsiębiorstwa, które skutecznie wykorzystują digitalizację, stają się bardziej konkurencyjne dzięki szybszemu podejmowaniu decyzji, lepszej obsłudze klienta i optymalizacji procesów biznesowych. 

• Redukuje koszty

Niezależnie od branży, digitalizacja zmniejsza koszty przechowywania dokumentów fizycznych (tradycyjne archiwa firmowe nie są już potrzebne) oraz koszty związane z drukowaniem, kopiowaniem i dystrybucją dokumentów.

Elektroniczne zarządzanie dokumentami jest znacznie bardziej efektywne niż tradycyjne metody, dlatego digitalizacja z biegiem lat będzie zyskiwać na popularności. Największe korzyści może przynieść firmom, których działalność ściśle wiąże się z gromadzeniem i przetwarzaniem dużej ilości dokumentów, a także tym, które na co dzień zarządzają danymi wrażliwymi. Mimo wymiernych korzyści, wiele polskich firm nadal nie wdrożyło digitalizacji. To oznacza, że decydując się na ten krok, można nie tylko usprawnić działanie firmy, ale też – niewielkim nakładem pracy – zyskać wyraźną przewagę nad konkurencją.