Decyzja, aby zamknąć działalność, nie zawsze oznacza porażkę. Czasami firma przestaje być rentowna, przedsiębiorca zmienia sposób zarabiania albo zwyczajnie nie chce dłużej ponosić kosztów związanych z prowadzeniem biznesu. W takiej sytuacji warto wiedzieć, kiedy lepiej działalność zawiesić, a kiedy zdecydować się na definitywną likwidację.
Zamknięcie działalności gospodarczej nie sprowadza się wyłącznie do wysłania jednego formularza. Trzeba pamiętać między innymi o CEIDG, ZUS, rozliczeniach podatkowych, VAT, majątku i zawartych umowach. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jak wygląda likwidacja firmy i na co zwrócić uwagę, żeby po zakończeniu biznesu nie pozostały nieuregulowane obowiązki.
Kiedy warto zamknąć działalność, a kiedy lepiej ją zawiesić?
Nie każda trudniejsza sytuacja finansowa musi oznaczać, że trzeba od razu zamknąć działalność. Jeżeli problemy mają charakter przejściowy, nie masz obecnie klientów albo planujesz kilkumiesięczną przerwę, rozwiązaniem może być zawieszenie działalności. Przedsiębiorca wpisany do CEIDG może zawiesić firmę bezterminowo i później ponownie ją wznowić. Podczas zawieszenia nie można jednak normalnie prowadzić działalności i osiągać bieżących przychodów z jej wykonywania.
Definitywna likwidacja ma większy sens, jeżeli nie planujesz powrotu do biznesu, firma trwale generuje straty albo dalsze prowadzenie działalności nie jest ekonomicznie uzasadnione. Na zakończenie często decydują się również osoby przechodzące na etat, zmieniające branżę lub rozpoczynające działalność w innej formie prawnej.
Przed podjęciem decyzji warto więc odpowiedzieć sobie na jedno pytanie: czy problem jest przejściowy, czy trwały? Jeśli istnieje realna szansa na wznowienie biznesu za kilka miesięcy, zamiast likwidacji można firmę zawiesić. Jeżeli jednak przedsiębiorstwo nie ma już uzasadnienia ekonomicznego, często lepiej je formalnie zakończyć niż przez kolejne miesiące utrzymywać niepotrzebne zobowiązania.
Jak zamknąć jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej podstawową formalnością jest wykreślenie wpisu z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeżeli chcesz zamknąć działalność, powinieneś zgłosić faktyczne zaprzestanie jej wykonywania i złożyć odpowiedni wniosek o wykreślenie.
Wniosek do CEIDG można złożyć online poprzez Biznes.gov.pl, osobiście w urzędzie miasta lub gminy albo przesłać pocztą. Zgodnie z informacjami administracji skarbowej przedsiębiorca powinien złożyć go w terminie 7 dni od dnia faktycznego zaprzestania działalności.
We wniosku wskazuje się między innymi ostatni dzień prowadzenia działalności. Po prawidłowym zgłoszeniu następuje wykreślenie działalności z CEIDG. Informacje z ewidencji są następnie przekazywane do innych instytucji, między innymi ZUS oraz administracji podatkowej. Nie oznacza to jednak, że samo złożenie wniosku o wykreślenie automatycznie zamyka wszystkie sprawy podatkowe przedsiębiorcy.
Jak wygląda zamknięcie działalności gospodarczej w CEIDG krok po kroku?
Sama procedura administracyjna jest stosunkowo prosta. Aby przeprowadzić zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej, należy najpierw ustalić rzeczywisty dzień zakończenia działalności, uporządkować dokumentację oraz sprawdzić, jakie obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe pozostaną po tej dacie.
Następnie składasz wniosek o wykreślenie wpisu w CEIDG. Możesz zrobić to elektronicznie lub skorzystać z urzędu gminy bądź miasta. Wykreślenie firmy z CEIDG nie wymaga opłaty. Sam wniosek o wyrejestrowanie powinien odpowiadać faktycznemu momentowi zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej.
W praktyce proces zamykania działalności gospodarczej krok po kroku wygląda więc następująco: ustalasz datę zakończenia, składasz wniosek, rozliczasz ZUS, podatki i VAT, porządkujesz umowy, należności, zobowiązania i majątek firmy, a następnie przechowujesz wymaganą dokumentację. To ważne, ponieważ zakończenie działalności nie powoduje automatycznego wygaśnięcia wszystkich wcześniejszych zobowiązań.
Jak wyrejestrować firmę z ZUS po likwidacji działalności?
Po przekazaniu informacji przez rejestr firm Zakład Ubezpieczeń Społecznych wyrejestruje przedsiębiorcę jako płatnika składek. Osoba podlegająca wpisowi do CEIDG nie musi więc samodzielnie składać ZUS ZWPA tylko dlatego, że nastąpiło wykreślenie działalności z ewidencji.
Osobną kwestią pozostaje wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Służy do tego formularz ZUS ZWUA. Wyrejestrowania osoby, której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnego, dokonuje się zasadniczo w terminie 7 dni. Osoba prowadząca działalność może przekazać ZUS ZWUA również za pośrednictwem CEIDG wraz z wnioskiem dotyczącym zakończenia firmy.
Jeżeli przedsiębiorca zatrudniał pracowników, trzeba również wyrejestrować ich z ubezpieczeń. Do tego także służy ZUS ZWUA. Z kolei zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny wyrejestrowuje się na druku ZUS ZCNA. Dokumentów tych nie należy pomijać tylko dlatego, że nastąpiło już skasowanie firmy z CEIDG.
Jak rozliczyć podatek dochodowy po zakończeniu działalności?
Likwidacja działalności nie powoduje, że ostatnie zobowiązania podatkowe znikają. Właściciel nadal musi wykonać końcowe rozliczenia, zapłacić należny podatek i złożyć właściwe zeznanie roczne. Konkretne obowiązki zależą między innymi od przyjętej formy opodatkowania i sposobu prowadzenia księgowości.
Jeżeli działalność była opodatkowana skalą podatkową albo 19-procentowym podatkiem liniowym i prowadzona była podatkowa księga przychodów i rozchodów, przy likwidacji działalności należy między innymi sporządzić spis z natury oraz wykaz składników majątku pozostałych na dzień likwidacji. Przy księgach rachunkowych zastosowanie mają dodatkowo przepisy ustawy o rachunkowości.
Przy skali podatkowej lub podatku liniowym ostatnią zaliczkę na podatek dochodowy rozlicza się zgodnie z właściwymi terminami, a po zakończeniu roku składa odpowiednio PIT-36 albo PIT-36L. Przedsiębiorca rozliczający ryczałt sporządza wykaz składników majątku, reguluje należny ryczałt i później składa PIT-28.
Dlatego urząd skarbowy może nadal pojawiać się w życiu przedsiębiorcy długo po tym, gdy jego firma zniknie z CEIDG. Samo zakończenie działalności nie zamyka bowiem okresu, którego dotyczą późniejsze deklaracje podatkowe.
Czy przy likwidacji firmy trzeba sporządzić spis z natury?
W wielu przypadkach tak. Jeżeli przedsiębiorca rozliczający PIT według skali albo podatku liniowego prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, powinien sporządzić spis z natury na dzień likwidacji. Obejmuje on między innymi towary handlowe, materiały, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki oraz odpady.
Taki spis z natury powinien być ostatnim wpisem w podatkowej księdze przychodów i rozchodów – również wtedy, gdy jego wartość wynosi zero. Nie trzeba przekazywać go automatycznie do urzędu skarbowego, ale dokument należy przechowywać i udostępnić, jeżeli zażąda tego organ podatkowy. Według aktualnych zasad wycenę spisu należy przeprowadzić maksymalnie w ciągu 14 dni od zakończenia jego sporządzania.
Oprócz remanentu przy likwidacji działalności gospodarczej może być wymagany wykaz składników majątku firmy. Nie ma on urzędowego wzoru, ale powinien zawierać między innymi nazwę składnika, datę nabycia, poniesione wydatki, wartość początkową, metodę amortyzacji oraz sumę dokonanych odpisów. Takiego wykazu również zasadniczo nie przesyła się automatycznie do urzędu skarbowego.
Co z VAT przy zamknięciu firmy?
Jeżeli właściciel jest czynnym podatnikiem VAT, wyrejestrowanie działalności oznacza dodatkowe obowiązki. Zaprzestanie wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT należy zgłosić właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. Służy do tego formularz VAT-Z.
Zgłoszenie VAT-Z należy złożyć w ciągu 7 dni od chwili zaprzestania wykonywania czynności opodatkowanych. Formularz można przekazać między innymi elektronicznie poprzez e-Urząd Skarbowy lub e-Deklaracje, a także tradycyjnie.
Przy likwidacji działalności podatnik VAT może również mieć obowiązek sporządzenia likwidacyjnego spisu z natury i rozliczenia podatku należnego od znajdujących się w nim towarów. Dotyczy to między innymi towarów, wyposażenia oraz środków trwałych, które pozostają w firmie i przy których nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia VAT. Zasad tych nie należy mylić ze spisem sporządzanym dla potrzeb podatku dochodowego.
Dlatego osoba będąca czynnym podatnikiem VAT powinna przed zamknięciem firmy dokładnie sprawdzić swoje ostatnie rozliczenia. W praktyce dobrze zrobić to wspólnie z księgowym, szczególnie jeżeli w firmie pozostały droższe środki trwałe.
Co robi przedsiębiorca z majątkiem firmy po jej zamknięciu?
Komputer, samochód, maszyny, wyposażenie czy inne środki trwałe nie znikają wraz z wykreśleniem wpisu z CEIDG. W dniu likwidacji trzeba ustalić, które składniki pozostają w majątku i prawidłowo ująć je w dokumentacji.
Szczególne znaczenie może mieć późniejsza sprzedaż takich rzeczy. Jeżeli składnik pozostały na dzień likwidacji zostanie sprzedany po zamknięciu firmy, może powstać przychód wymagający rozliczenia jako przychód związany z działalnością. W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych skalą, liniowo albo ryczałtem istotny jest okres sześciu lat liczony od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu likwidacji. Sprzedaż przed jego upływem może powodować obowiązek podatkowy.
Dlatego wykaz składników majątku firmy jest czymś więcej niż formalnością na dzień zakończenia. Może mieć znaczenie także kilka lat później, gdy były prowadzący zdecyduje się sprzedać samochód, urządzenie lub inny składnik wykorzystywany wcześniej przy prowadzeniu działalności gospodarczej.
Jak rozliczyć umowy, faktury i należności po zamknięciu działalności?
Przed zakończeniem prowadzenia działalności warto przejrzeć wszystkie aktywne zobowiązania. Każda umowa powinna zostać sprawdzona pod kątem okresu wypowiedzenia i warunków zakończenia współpracy. Dotyczy to między innymi najmu lokalu, leasingu, usług telekomunikacyjnych, abonamentów, programów księgowych, hostingu czy usług świadczonych przez podwykonawców.
Zamknięcie firmy w CEIDG samo w sobie nie oznacza automatycznego rozwiązania prywatnoprawnych umów. Jeżeli umowa przewiduje trzymiesięczny okres wypowiedzenia, usunięcie działalności z rejestru nie musi zwolnić byłego przedsiębiorcy z płatności za ten okres. Dlatego takie sprawy dobrze uporządkować jeszcze przed formalnym zakończeniem biznesu.
Podobnie wygląda sytuacja z fakturami i należnościami. Zakończenie działalności nie powoduje, że decydent traci prawo do otrzymania pieniędzy wynikających z wcześniej zawartych transakcji. Może również nadal mieć obowiązek uregulowania wcześniejszych zobowiązań. Wpływ należności już po usunięciu może ponadto powodować określone konsekwencje podatkowe, dlatego takie rozliczenia powinny być prawidłowo udokumentowane.
Czy likwidacja jednoosobowej działalności i spółki wygląda tak samo?
Nie. Opisana procedura dotyczy przede wszystkim zamknięcia jednoosobowej działalności wpisanej do CEIDG. W takiej sytuacji centralnym elementem jest wniosek o wykreślenie działalności z ewidencji.
Inaczej może wyglądać likwidacja działalności gospodarczej w formie spółki. Przykładowo spółki prawa handlowego są wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego, a zakończenie ich działalności może wymagać formalnego postępowania likwidacyjnego, uchwał wspólników, powołania likwidatorów, rozliczenia wierzycieli oraz wykreślenia spółki z KRS.
Także działalność gospodarcza w formie spółki cywilnej ma własną specyfikę. Dlatego procedury właściwej dla JDG nie należy automatycznie stosować do każdego rodzaju firmy. Jeżeli biznes działa w formie spółki, przed rozpoczęciem procesu likwidacyjnego należy ustalić wymagania właściwe dla konkretnej formy prawnej.
O czym pamiętać po zakończeniu działalności gospodarczej?
Nawet prawidłowe wykreślenie wpisu z CEIDG nie oznacza, że wszystkie obowiązki kończą się w tym samym momencie. Nadal mogą pozostać do wykonania rozliczenia podatkowe, zapłata ostatniej składki, archiwizacja dokumentów, rozliczenie pracowników czy późniejsze zeznanie roczne.
Warto również zachować potwierdzenia wysłanych formularzy, ostatnią ewidencję, dokumenty księgowe oraz dokumentację dotyczącą majątku firmy. Mogą być potrzebne w razie późniejszej kontroli albo sprzedaży składników pozostałych po likwidacji.
Największym błędem jest założenie, że wystarczy kliknąć w CEIDG „zamknij” i od tej chwili wszystkie zobowiązania znikają. W praktyce likwidacja działalności gospodarczej to proces obejmujący kilka obszarów. Jeśli więc decyzja jest ostateczna, zakończ działalność formalnie, ale jednocześnie zadbaj o podatki, ZUS, VAT, umowy i dokumentację.
FAQ – najczęstsze pytania o zamknięcie działalności
Ile czasu jest na zgłoszenie zamknięcia działalności do CEIDG?
Wniosek dotyczący zaprzestania działalności i jej wykreślenia powinien zostać złożony w ciągu 7 dni od dnia faktycznego zakończenia działalności. Można zrobić to elektronicznie przez Biznes.gov.pl, osobiście albo za pośrednictwem urzędu.
Czy można zamknąć działalność online?
Tak. Złożenie wniosku z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest możliwe online poprzez Biznes.gov.pl. Jest to najprostszy sposób, jeżeli przedsiębiorca dysponuje odpowiednią metodą elektronicznego uwierzytelnienia.
Czy po zamknięciu firmy trzeba iść do urzędu skarbowego?
Informacja o wykreśleniu firmy z CEIDG jest przekazywana administracji podatkowej automatycznie. Nie oznacza to jednak braku innych obowiązków. Urząd skarbowy może wymagać od przedsiębiorcy między innymi właściwych rozliczeń podatkowych, a w przypadku zakończenia czynności opodatkowanych VAT konieczny może być formularz VAT-Z.
Czy trzeba wyrejestrować się z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych?
Informacja z CEIDG pozwala ZUS wyrejestrować przedsiębiorcę jako płatnika składek na ubezpieczenie społeczne. Osobną kwestią jest wyrejestrowanie z ubezpieczeń oraz pracowników czy członków rodziny. Do tego wykorzystywane są między innymi formularz ZUS ZWUA i ZUS ZCNA.
Czy na dzień zamknięcia działalności trzeba zrobić remanent?
Jeżeli właściciel prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów i rozlicza działalność według skali lub podatkiem liniowym, powinien sporządzić spis z natury na dzień zakończenia działalności. Spis ten jest ostatnim wpisem w KPiR, również wtedy, gdy wynosi zero.
Czy lepiej zamknąć czy zdecydować się na zawieszenie działalności?
Jeżeli przerwa ma być tymczasowa i istnieje realna możliwość powrotu do biznesu, korzystniejsze może być zawieszenie działalności. Jeżeli natomiast nie planujesz wracać do firmy, a jej utrzymywanie generuje jedynie koszty i obowiązki, bardziej logiczna może być likwidacja firmy.
Czy można ponownie otworzyć działalność po jej zamknięciu?
Tak. Wcześniejsze zamknięcie działalności gospodarczej nie oznacza, że dana osoba nie może w przyszłości ponownie zarejestrować firmy. Nowa działalność będzie jednak ponownym wpisem do CEIDG i może wiązać się z koniecznością ponownego wykonania odpowiednich zgłoszeń podatkowych oraz ubezpieczeniowych.
Czy zamknięcie firmy usuwa długi?
Nie. Wykreślenie firmy z CEIDG nie powoduje anulowania zobowiązań. W przypadku JDG osoba nadal odpowiada za wcześniejsze zobowiązania swoim majątkiem. Dlatego przed zakończeniem biznesu należy dokładnie uporządkować faktury, podatki, składki i pozostałe należności.
Czy po likwidacji można sprzedać firmowy samochód lub sprzęt i środki trwałe?
Tak, ale sprzedaż składników pozostałych po likwidacji działalności może mieć konsekwencje podatkowe. W wielu przypadkach sprzedaż dokonana przed upływem sześciu lat od miesiąca następującego po miesiącu likwidacji trzeba odpowiednio rozliczyć podatkowo.
Czy samo wykreślenie z CEIDG kończy wszystkie formalności?
Nie. Zamknięcie działalności w CEIDG jest podstawową formalnością rejestrową, ale pozostają jeszcze między innymi kwestie ZUS, podatków, VAT, dok
